2008 - Analisi ed omogeneizzazione del sistema dei controlli sulle aziende accreditate

Obiettivo specifico della ricerca è la realizzazione di uno strumento di auto-valutazione in grado di ridurre il rischio di errore dei dati di rendicontazione trasmessi alla Regione Lombardia, oltre che di semplificare il lavoro dei Nuclei Operativi di Controllo delle Asl.

 L’esame del quadro di riferimento regionale in tema di controlli interni (Accreditamento istituzionale, Joint Commission, Risk Management etc.) e l’analisi del processo di debito informativo su un campione di strutture erogatrici ha consentito di: 

• identificare gli step fondamentali nel processo di rendicontazione delle prestazioni di ricovero e ambulatoriali;
• comprendere i principali controlli “interni” effettuati dalle aziende sanitarie pubbliche e private e i principali controlli “esterni” effettuati dalla Regione  Lombardia e dalle asl;
• individuare le principali criticità/ fonti di errore nel processo di rendicontazione. 

La “Scheda di Autovalutazione dei Controlli Interni” sviluppata nel corso della ricerca, è una check list adottabile da tutte le strutture erogatrici della regione al fine di migliorare la qualità dei propri flussi SDO e AMB. I controlli che costituiscono la check list non si limitano a verificare i tracciati inviati mensilmente in Regione e a correggere gli eventuali errori, ma al contrario consentono una autovalutazione dell’intero processo di rendicontazione.

I controlli più significativi, in particolare, riguardano:

• responsabilità e vincoli temporali delle varie attività;
• formazione del personale coinvolto nella compilazione di cartella clinica/sdo/referti;
• contenuti di dettaglio delle  cartelle cliniche/sdo;
• organizzazione di funzioni aziendali addette al “controllo”;
• contenuti di dettaglio dei principali controlli effettuabili.

The research aims to realize a self-assessment tool in order to reduce the risk of errors in reporting data delivered to Regione Lombardia, and to help the everyday job of the ASL NOC (Nuclei Operativi di Controllo).

The analysis of the internal verification framework (Accreditamento istituzionale, Joint Commission, Risk Management) and of the SDO reporting process on a sample of  healthcare organizations allowed to: 

• identify the fundamental steps of the reporting of in-patient and out-patient processes;
• understand the main “internal” checks made by public and private healthcare organizations and the main “external” controls made by Regione Lombardia and the ASL;
• identify the main issues and errors’ roots in the reporting process. 

The “Scheda di Autovalutazione dei Controlli Interni” (literally “Self-Assessment Table of Internal Checks”) developed in this research is a check list suitable for every regional healthcare organization, made to improve the quality of SDO and AMB flows.

All the checks included are not only targeted to verify monthly data sent to Regione Lombardia and to correct potential errors, but on the contrary they allow a self-assessment of the whole reporting process.

The most important checks deal with: 

• responsibilities and time constraints of the activities;
• training of the staff involved in the filling operation of  patient files/SDO/reports;
• detailed contents of patient files/SDO;
• organization of  areas whose main task is the “check” activities;
• detailed contents of the main potential checks.